Für Massage & Wellness
Während einer Massage gehen Sie nicht ans Telefon, und das ist richtig so. Aber jeder verpasste Anruf ist eine Behandlung, die woanders gebucht wird.
Keine Kreditkarte · Monatlich kündbar · Server in Deutschland
In einer Massagepraxis gibt es zwei Dinge, die gleichzeitig frei sein müssen: die Person mit den Händen und der Raum mit der Liege. Wer drei Masseurinnen und zwei Räume hat, kann nicht drei Behandlungen parallel anbieten. Ein Buchungssystem, das nur Mitarbeiterkalender führt, sieht das nicht und verkauft Termine, für die kein Raum da ist.
Dazu kommt die Zeit zwischen den Behandlungen. Liege neu beziehen, Öl wegräumen, lüften, Steine zurück in den Wärmer: Das sind zehn bis fünfzehn Minuten, in denen der Raum belegt ist, auch wenn niemand darin liegt. Wenn diese Zeit nicht eingeplant ist, schiebt sich der Tag mit jeder Behandlung weiter nach hinten.
Diese Seite zeigt, wie ServiceTerminPro Räume, Liegen und Geräte als Ressource zählt, warum dabei die Pufferzeit mitzählt und wie sich daraus ehrlich ausrechnen lässt, wie viele Behandlungen Ihre Praxis am Tag überhaupt hergibt. Unten steht, was das System nicht kann, etwa Gutscheine oder Anzahlungen.
Jede Leistung bekommt eine eigene Dauer und eigene Pufferzeiten. Diese hier sind typisch für Massage & Wellness:
Nicht die Funktionsliste, sondern der Ablauf.
Ein Kunde mit verspanntem Nacken bucht abends eine 60-Minuten-Massage für Mittwoch. Angeboten werden nur Zeiten, in denen eine Masseurin frei ist und einer der beiden Räume, inklusive der Viertelstunde danach zum Herrichten.
Sie öffnen die Praxis. Der Kalender zeigt den Tag je Masseurin. Die Pufferzeiten stehen als Teil des Termins im Kalender, so dass niemand eine Behandlung in die Lüftungspause schiebt.
Die zweite Erinnerung ist zwei Stunden vor dem ersten Termin per SMS rausgegangen. Eine Kundin ist krank und sagt über den Link ab. Der Platz ist wieder buchbar und um halb zehn neu belegt.
Eine Stammkundin fragt nach Hot-Stone am Freitag. Es gibt nur einen Steinwärmer. Er ist als eigene Ressource mit allen Hot-Stone-Leistungen verknüpft. Ist er zur Wunschzeit schon belegt, lehnt das System den Termin beim Anlegen ab, statt ihn doppelt zu vergeben.
Eine Kollegin fällt für den Rest der Woche aus. Sie tragen die Abwesenheit ein. Der Ausfall-Assistent listet ihre Termine und lässt sie gebündelt auf eine Kollegin umbuchen oder absagen, die Kundschaft wird per E-Mail informiert.
Eine Behandlung ist erledigt. Weil Sie Ihren Google-Bewertungslink hinterlegt haben, geht nach dem Termin eine kurze E-Mail mit der Bitte um eine Bewertung raus.
Sie schließen. Das Telefon hat während der Behandlungen geschwiegen, und die Räume waren nie doppelt belegt.
Die Technik ist in einer Stunde fertig. Diese Entscheidungen entscheiden, ob es danach trägt.
Unter Mein Betrieb → Räume & Geräte legen Sie Ihre Behandlungsräume an. Sind sie gleichwertig, reicht eine Ressource „Behandlungsraum“ mit der Anzahl 2. Ist ein Raum besonders, etwa der einzige mit Doppelliege für Partnermassagen, legen Sie ihn getrennt an. Anschließend ordnen Sie jeder Ressource die Leistungen zu, die sie belegen.
Unter Mein Betrieb → Leistungen bekommt jede Behandlung ihre Dauer und einen Puffer danach. Messen Sie eine Woche lang, wie lange Lüften, Neubeziehen und Wegräumen wirklich dauert. Bei Hot-Stone und Aromaöl ist es meist mehr als bei einer kurzen Nackenmassage. Ein zu knapper Puffer ist der häufigste Grund für einen Tag, der sich immer weiter verschiebt.
Unter Mein Betrieb → Öffnungszeiten & Standorte tragen Sie die Zeiten ein, in denen gebucht werden kann, inklusive Sondertagen wie Feiertagen. Unter Mein Betrieb → Team legen Sie fest, wer welche Behandlung anbietet. Lymphdrainage nur von der Kollegin mit entsprechender Ausbildung: Dann bekommt auch nur sie diese Buchungen.
Behandlungen, die vorab ein Gespräch brauchen, etwa bei Schwangerschaft oder nach Verletzungen, stellen Sie in der Leistung auf „nur intern buchbar“. Online bieten Sie dafür ein kurzes Erstgespräch an. Der Rest bleibt frei buchbar.
Unter Online-Buchung → Buchungsregeln setzen Sie Stornierungsfrist und Mindestvorlaufzeit. Wer jede Anfrage erst sehen will, wählt dort die manuelle Freigabe; eine nicht bestätigte Anfrage verfällt zum Terminbeginn. Unter Online-Buchung → Kundenmitteilungen stellen Sie die Erinnerungen ein, unter Online-Buchung → Buchungslink & Einbinden holen Sie Link oder Einbettungscode für Ihre Website.
Rechenbeispiel für eine Praxis mit zwei Behandlungsräumen, drei Masseurinnen und neun Stunden Öffnungszeit. Jede Behandlung dauert 60 Minuten plus 15 Minuten Puffer. Alle Werte sind Annahmen, setzen Sie Ihre eigenen ein.
| Raumzeit pro Tag (2 Räume × 9 Std.) | 1.080 Min. |
| Belegung pro Behandlung inkl. Puffer | 75 Min. |
| Behandlungen pro Raum und Tag (540 ÷ 75) | 7 |
| Höchstzahl mit zwei Räumen | 14 |
| Was drei Masseurinnen ohne Raumgrenze rechnerisch hätten | 21 |
| Termine, die ein System ohne Ressourcen zu viel anbieten würde | 7 pro Tag |
Ohne Raumzählung wären bis zu sieben Termine am Tag online buchbar, die Sie nicht halten können. Jeder davon heißt Absage, Entschuldigung, verärgerte Kundschaft. Umgekehrt zeigt die Rechnung, dass eine dritte Masseurin bei zwei Räumen nur dann mehr Behandlungen bringt, wenn sie zu anderen Zeiten arbeitet. Die Ressourcenverwaltung ist im Professional-Paket für 59 Euro im Monat enthalten.
Feste Monatsgebühr, keine Provision pro Buchung, kein Aufpreis pro Mitarbeiter innerhalb des Pakets. Alle Preise sind Endpreise, es fällt keine Umsatzsteuer an (Kleinunternehmerregelung).
pro Monat · 23 € im Jahresabo
pro Monat · 47 € im Jahresabo
Damit Sie es vor dem Testen wissen und nicht danach.
Ja. Legen Sie die Räume unter „Räume & Geräte“ mit ihrer Anzahl an und ordnen Sie ihnen alle Behandlungen zu, die einen Raum brauchen. Die Belegung wird über alle diese Leistungen gezählt. Sind beide Räume belegt, wird keine weitere Behandlung angeboten, auch wenn eine Masseurin frei wäre. Diese Funktion gibt es ab dem Professional-Paket.
Ja. Der Puffer vor und nach einer Leistung gehört zum Termin und belegt sowohl die Masseurin als auch den Raum. Eine 60-Minuten-Massage mit 15 Minuten Puffer blockiert den Raum also 75 Minuten.
Ja. Legen Sie den Wärmer als eigene Ressource mit der Anzahl 1 an und verknüpfen Sie ihn mit allen Hot-Stone-Leistungen. Eine Leistung kann mehrere Ressourcen brauchen, etwa Raum und Wärmer. Angeboten wird dann nur, wenn beides frei ist.
Nein. Gutscheine, Wertkarten und 10er-Karten sind nicht enthalten. Sie können ein Paket als Leistung anlegen, die verbleibenden Termine müssen Sie aber selbst nachhalten. Wer Gutscheine in großer Zahl verkauft, braucht dafür ein eigenes Werkzeug.
Ja, wenn Sie das möchten. Die Mitarbeiterwahl wird in den Buchungsregeln ein- oder ausgeschaltet. Ohne Wahl verteilt das System nach Verfügbarkeit, was bei gleich ausgebildetem Team die Auslastung gleichmäßiger hält.
Die Kundschaft sagt über den Link in der Erinnerung oder im Kundenportal ab, bis zu der Frist, die Sie einstellen. Der Platz ist danach sofort wieder online buchbar. Eine Warteliste, die automatisch nachrückt, gibt es nicht.
Sie setzen den Termin auf „Nicht erschienen“. Auf Wunsch geht nach einer einstellbaren Zahl von Stunden eine Nachfass-Mail mit dem Buchungslink raus. In der Kundenakte steht, wie oft jemand nicht gekommen ist, so dass Sie bei der nächsten Anfrage selbst entscheiden können.
Wer Räume als Ressource abbilden will, braucht Professional für 59 Euro im Monat, im Jahresabo 47 Euro. Darin sind bis zu zehn Mitarbeiterinnen, drei Standorte und SMS-Erinnerungen enthalten. Für eine Einzelpraxis mit einem Raum reicht oft der Starter für 29 Euro, ohne Ressourcen und ohne SMS. Die ersten 14 Tage sind kostenlos.
14 Tage alle Professional-Funktionen, ohne Kreditkarte. Haben Sie eine Website, übernimmt der Einrichtungs-Assistent Leistungen und Öffnungszeiten daraus.
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